정보시스템 ERP 시스템 도입 시 일반적 검토사항 안내드립니다.
정보시스템 ERP 시스템 도입 시 일반적 검토사항 안내드립니다.
일반적 검토사항
ERP시스템의 구축은 기업이 기존에 영위해 오던 전체적인 업무시스템을 혁신하는 것이므로 본격적인 도입 및 구축 절차에 들어가기 전에 충분한 검토절차를 거쳐야 합니다. 이는 구축과정에서 불거질 수 있는 혼선을 예방하고 완료 이후에 일어날 수 있는 각종 부작용들을 미리 제거하기 위해서 반드시 필요합니다. 특히 중소기업의 경우에는 인적·물적으로 대기업에 비해 자체적인 한계 요인이 있으므로 처음 시작단계에서 보다 신중한 접근이 필요하며 섣불리 진행을 한다면 ERP 구축은 오히려 아니한 것보다 못한 결과를 초래할 수 있습니다.
또한, ERP가 구축되면 무조건 기업의 이윤향상이나 경쟁력 강화에 도움이 된다는 생각은 금물입니다. ERP는 어디까지나 수단일 뿐이며 기업을 실제로 바꾸어 나가는 것은 기업 내의 임직원들이기 때문입니다. 아무리 좋은 시스템이 구축되었다 하더라도 자사의 실정에 적합하지 않거나 사용자들이 제대로 활용할 수 없다면 무용지물이 될 수도 있습니다.
(1) ERP의 도입목적이 명확한가?
ERP 도입에서 가장 먼저 자문해보아야 할 것이 바로 '왜 ERP를 도입해야 하는가'라는 점입니다. 경쟁사가 도입했으니 우리도 도입해야 한다는 식은 곤란합니다. 따라서 ERP 도입을 검토한다면 현재의 업무시스템에 대한 냉정한 평가와 분석을 통해 문제점을 도출해 내고 이를 바탕으로 ERP도입 목적 및 목표를 분명히 할 수 있어야 합니다. 이것이 전제될 때 최고경영자 및 프로젝트 추진 주체뿐만 아니라 실무부서로부터의 적극적인 참여를 유도할 수 있게 되며 바람직한 결과를 기대할 수 있기 때문입니다.
(2) 기대하는 효과를 명확히 규정할 수 있는가?
ERP 구축에는 분명히 대량의 인적물적자원을 투입하여야 합니다. 즉, 기업의 모든 의사결정은 효율성이 있는 상황에서만 의미가 있는 것이므로 기대되는 효과가 투입되는 비용에 비해 크지 않다면 도입의 의미를 상실하게 되는 것입니다. 따라서 기대효과를 막연히 '생산성 향상 추구', '이윤의 극대화 추구'하는 식으로 설정하는 것은 곤란하며 구체적으로 설정할수록 설득력이 있습니다. 또 가능하다면 금전적 효과까지도 같이 분석해 보는 것이 좋습니다.
(3) 추진 범위는 명확한가?
모든 기업들이 시간과 비용 면에서 여유를 가진 기업은 별로 없습니다. 특히 중소기업은 두 가지 면에서 더욱 제약을 받을 수 있습니다. 따라서 어느 업무 영역까지 새로운 시스템을 적용시킬 것인가, 또 기업이 지리적으로 분산되어 있을 경우 어느 지역까지 시스템으로 연결할 것인지, 기간은 어느 정도로 잡을 것인가 등을 도입단계에서 명확히 규정할 수 있어야 합니다.
(4) 구성원의 마인드는 되어 있는가?
ERP 구축은 사내의 모든 구성원들의 업무에 큰 영향을 미치게 되고 나아가 고객이나 관계사들에게까지 영향을 주는 사건입니다. 그러나 인간의 기본 속성은 변화를 싫어하며 그 타당성 여부를 떠나 다가오는 변화 앞에서 스트레스를 받는 것이 일반적인 현상입니다. 따라서 경영자와 ERP 구축을 위한 TFT는 이러한 모든 점을 고려하여 관계자들을 동기부여 시킬 수 있어야 하며 전 사원을 대상으로 하는 의식개혁프로그램을 통하여 새로운 시스템의 구축에 대한 동의를 이끌어 내야 합니다. 즉, ERP 도입은 전사적인 인식의 변화 없이는 성공하기 힘들다고 할 수 있습니다.
(5) 접근 방법은 명확한가?
패키지를 도입할 것인가?, 아니면 자사의 형편에 맞게 개발하는 방식을 선택할 것인가의 문제입니다. 이것이 결정된 후에 일괄도입 방식을 선택할 것인가, 아니면 점진적 도입 방식을 선택할 것인가입니다. 이 문제 역시 장·단점이 있으므로 신중히 검토해야 합니다. 각각의 방법이 장단점은 분명히 있지만 대부분 기업들이 전자를 선택하고 있는 이유는 비용절감, 구축기간의 단축, 선진업무프로세스의 점목, 사후관리 등 개발 방식에서는 향유하기 어려운 장점이 있기 때문입니다.
(6) 프로젝트팀 구성과 우수한 리더를 확보할 수 있는가?
유능하고 책임감 잇는 리더는 자신의 능력을 발휘하여 프로젝트 인력을 구성하고 벤더를 섭외하며 프로젝트를 성공적으로 진행 및 마무리하는 일을 잘 수행할 수 있습니다. 유능한 프로젝트 리더를 선입하였다면 팀 구성을 비롯하여 프로젝트 진행에 있어 전폭적인 권한을 주어야만 차후에 발생할 문제점들에 대해 책임을 지고 효율적이고 적극적인 대응을 할 수 있습니다.
최고 경영자 의지
사실상 최고경영자의 ERP 도입 의지는 ERP 시스템 구축 성공의 제1 요소인 동시에 도입 전에 반드시 고려해 보아야 할 사항입니다. 따라서 도입 전 고려사항에서 같이 설명할 수도 있지만 별도로 설명하는 이유는 그 중요성 때문입니다. 기업 전체의 업무 및 정보최적화를 통한 기업가치의 극대화를 지향하는 진정한 ERP 구축은 전사적인 프로젝트이며 모든 구성원들의 업무 및 근무환경에 미치는 영향이 큽니다. 따라서 ERP의 도입단계 뿐 아니라 구축 및 사후관리의 단계에서까지 최고경영자의 지속적인 관심과 중재가 없다면 그 구축 과정에서 의사결정이 지연되고 부서 간의 갈등을 증폭시킬 수 있으며, 경우에 따라서는 새로 구축된 시스템을 예전보다 더 비효율적이고 비능률적인 시스템으로 만들어 버릴 가능성도 충분합니다. 즉, ERP 구축 프로젝트는 완전 실패로 끝나 버릴 수도 있다는 것입니다. 만약 기업의 최고경영자가 ERP를 도입하려 함에 있어 전담 추진팀을 만들어 주고 예산도 충분히 배정했으니 할일 다 했다는 식의 마인드를 갖고 있거나 심지어는 ERP 도입에 대하여 별로 관심이 없다면 그 회사의 ERP 시스템 구축은 시도하지 않는 편이 바람직합니다. 이 것은 ERP 도입의 많은 실패 사례들이 말해 주고 있습니다.