정보시스템 ERP 시스템 도입 및 구축절차 안내드립니다.
정보시스템 ERP 시스템 도입 및 구축절차 안내드립니다.
ERP 시스템 도입 및 구축절차
ERP 시스템 구축에 있어 도입이란 엄밀히 말해 구축절차 중 사전검토단계로서 본격적인 시스템 구축절차에 들어가기 직전까지의 과정을 말합니다. 도입단계에서는 ERP 도입을 위한 정보화기획팀(프로젝트팀)을 발족하여 ERP 시스템의 도입목적과 목표를 분명히 설정하고 현행업무의 흐름을 파악한 다음 바람직하고도 미래지향적인 업무흐름을 정의합니다. 그리고 이를 바탕으로 하여 ERP 패키지를 선정(또는 개발)하고 마지막으로 프로젝트 추진을 위한 세부계획을 수립합니다.
(1) 프로젝트기획팀 편성
프로젝트기획팀은 ERP 구축 프로젝트 전체에 관련되는 각종 계획이나 체계적인 준비를 위해 필요하며 주로 지역적인 부분보다는 기업의 전반적인 업무에 대한 이해와 판단력이 있고, 과거 유사한 프로젝트 수행경험이 있는 사람을 포함시켜야 합니다. 만약 기업 내에 이러한 요원이 없다면 외부의 전문가 영입도 검토해 보아야 합니다. 이들은 앞으로 진행할 프로젝트의 전반적인 방향을 결정하며 우수한 패키지를 선정하고 계약을 체결하며 차후 ERP 구축을 위한 TFT에 합류하여 구축 시에 필요한 세부계획까지 도출해내야 합니다.
(2) 정보화전략계획 수립
여기서는 먼저 도입기업의 일반 정보와 업종 관련 내외부의 정보를 토대로 작성된 경영 전략과 비전을 바탕으로 정보화 전략 계획을 수립하는 단계로서 내·외부의 환경 변화에 적절히 대응할 수 있는 미래지향적인 전략계획을 수립하고 도출된 전략계획에 대해 경영진과의 협의를 통해 이를 확인 검증하는 절차를 취합니다.
(3) 업무현황분석
정보화전략계획이 수립되면 현행 업무 및 프로세스에 대한 파악과 분석(AS-IS 분석)에 들어갑니다. 이 과정은 현재의 업무프로세스 분석결과를 바탕으로 앞에서 설정한 경영전략을 뒷받침할 수 있는 새로운 프로세스를 도출해 내기 위해 필요합니다. 그 절차는 먼저 기업의 업무 프로세스에 관한 기본정보를 수집하여 각 부문 간의 업무흐름에 대해 유기적으로 파악하여야 하며 그 결과물로 조직 간의 상관관계, 업무흐름, 자료 및 주요 문서의 이동경로 등이 나와야 합니다. 이를 바탕으로 현재 업무의 문제점 및 개선 요구 사항을 도출합니다. 이것은 현업으로부터 경험적으로 도출되거나 경우에 따라서는 외부 컨설턴트 혹은 프로젝트 기획팀이 표준 업무모형을 참조하여 파악하고 도출할 수도 있습니다.
(4) 정보시스템 현황분석
업무현황에 대한 분석이 끝나면 현재의 업무프로세스를 지원하는 응용프로그램은 물론이고 DB, 네트워크, 기타 하드웨어 관련 현황, 그리고 현재 정보시스템 관리조직의 구조에 대해 파악하고 문제점 및 개선되어야 할 사항들을 도출하여 문서화하는 작업을 하여야 합니다. 응용프로그램에 대해서는 활용범위, 운용목적, 버전, 담당자, 공급사 등을 파악해야 하며 프로그램 내에서는 데이터의 흐름과 형태까지 파악하여 문서화해야 합니다. 만약 여러 개의 응용프로그램을 가동 중일 경우에는 이들 간의 연관관계에 대해서도 파악해야 합니다. 정보시스템의 관리조직에 대해서는 현황을 파악한 후 ERP 시스템을 구축하는 데 있어서 역할과 참여 정도를 설정해야 합니다.
(5) 업무프로세스에 대한 비전 설정
여기서는 앞에서 설정된 ERP의 도입 목표와 현재의 업무 및 정보시스템 분석자료를 참고하고 각 부문별 전략적인 요구사항들과 기대효과 등을 반영하여 바람직한 업무프로세스 방향을 설정합니다. 또한, ERP가 이미 성공적으로 구축된 비슷하거나 조금 더 큰 큐모의 동종기업을 대상으로 한 벤치마킹을 통해 ERP 구축의 성공 요인을 파악하여 업무프로세스에 대한 비전의 설정 시 반영하여야 합니다.
한편, 이 단계에서는 자사의 비용적·인적 ·시간적 제약조건도 고려해야 하는데 그 이유는 제약조건을 고려하지 않은 업무프로세스에 대한 비전은 공허하고 실현 불가능한 희망사항으로 그칠 수 있기 때문입니다. 비전의 설정이 끝난 후에는 현재의 업무와 비교하여 차이를 분석하고 이를 토대로 새로운 비전에 따라 업무프로세스를 변경할 경우 조직이나 정보시스템에 미칠 수 있는 영향, 그리고 얻을 수 있는 이익과 그에 수반되는 위험을 평가해야 합니다.
(6) ERP의 선정 및 계약
프로젝트기획팀에서는 앞 단계에서 파악된 정보와 자료를 바탕으로 적절한 구축방법(맞춤형, 패키지형)을 결정해야 합니다. 여기서는 패키지형을 전제로 설명하기로 합니다.
패키지형으로 ERP를 구축하기로 결정되었다면 어느 벤더의 어떤 패키지를 선택하는가 하는 것이 성공적인 ERP 구축에 있어 절대적으로 중요한 영향을 미칩니다. 따라서 패키지는 자체적으로 혹은 경우에 따라서는 외부전문가의 도움을 받아 자사의 현황에 맞게 미리 정한 평가 방법과 기준에 따라 엄격한 심사를 거쳐 선정하여야 합니다.
일반적으로 ERP 벤더와 패키지의 설정에 반드시 포함되어야 할 평가 항목들에는 다음과 같은 것들이 있습니다.
첫째, 벤더 및 패키지에 대한 개괄적 평가 요소
- 벤더사의 규모와 재정적 안정성
- 벤더와 패키지에 대한 외부의 평가
- 연구개발에 대한 투자 정도 및 연구개발 인력과 조직
- 교육체계 및 A/S의 지원 정도
- 비슷한 규모/업종 회사에 대한 공급실적과 성공사례
- 패키지의 기능에 대한 세부적 평가
둘째, 벤더로부터의 제안서를 토대로 각 모듈별 기능이 기업에서 설정한 업무프로세스 비전과 얼마나 합치하는지 구체적으로 분석 ·검토한다. 이때는 현업 담당자들이 검토 과정에 반드시 동참하는 것이 바람직합니다.
셋째, 비용 및 구축기간에 대한 평가이다. ERP 벤더들이 제출한 제안서를 바탕으로 구축해 소요되는 비용과 구축기간에 대해 평가한다. 패키지의 기능에서 큰 차이가 없다면 비용과 구축기간이 패키지 선정의 절대적인 변수가 됩니다.
이상의 평가 항목들을 기준으로 평가한 자료를 종합하여 점수가 가장 높은 벤더 및 패키지 2~3개를 1차적으로 선정하여 개별협상에 들어가며, 이때 해당 벤더 혹은 패키지에 대한 의문이나 부족사항들에 대해 해결안을 요구하고 가장 적절한 해결안 혹은 대안을 제시한 벤더와 최종적인 협상 과정을 통하여 계약을 체결하게 됩니다. 이때 벤더 혹은 컨설팅회사와의 계약서에는 다음의 내용이 반드시 포함되어야 합니다.